Categorías de gastos del Schedule C: cada línea, con el recibo que la prueba
Cómo funcionan los gastos del Schedule C
El Schedule C es donde los dueños únicos (sole proprietors) y las LLC de un solo miembro reportan los ingresos y gastos del negocio. La Parte II tiene las líneas de gasto; todo lo ordinario y necesario que no tiene línea propia se detalla en la Parte V y se suma en la línea 27b. Si vendes productos, lo que pagaste por el inventario va en la Parte III (costo de los bienes vendidos), no en la Parte II. Tu ganancia neta (línea 31) es sobre lo que se calculan el self-employment tax y el impuesto sobre la renta — la calculadora de impuestos 1099 muestra lo que ahorra cada dólar de deducciones.
Cada línea de gasto, y el recibo que la prueba
Publicidad
Anuncios en línea, publicaciones patrocinadas, tarjetas de presentación, volantes, cuotas de stand en ferias.
Prueba: Factura o recibo de la plataforma de anuncios que muestre la campaña y el monto.
Gastos de vehículo
Uso de negocio de tu vehículo: costos reales (gasolina, reparaciones, seguro) o la tarifa estándar por milla, más estacionamiento y peajes de negocio en cualquier caso.
Prueba: Registro de millas (fecha, millas, destino, propósito); recibos de gasolina y reparaciones si usas costos reales; recibos de estacionamiento y peajes.
Comisiones y cuotas
Cuotas de marketplaces y plataformas, comisiones de venta que pagas.
Prueba: Estados de cuenta de cuotas de la plataforma (p. ej. reportes mensuales de pagos).
Mano de obra por contrato
Pagos a contratistas independientes que no son tus empleados.
Prueba: Facturas del contratista, comprobante de pago y un W-9 en archivo. Para pagos hechos en 2026, por lo general se debe un 1099-NEC una vez que le pagas a alguien $2,000 o más ($600 para 2025).
Agotamiento (depletion)
Recursos naturales como madera o minerales. Raro para freelancers.
Prueba: Registros de propiedad y producción.
Depreciación y section 179
El costo de equipo que dura más de un año — laptop, cámara, muebles, vehículo — recuperado con el tiempo o deducido bajo la section 179, calculado en el Formulario 4562.
Prueba: Recibo o factura de compra, fecha de puesta en servicio, y cuánto lo usas para el negocio. Guárdalo hasta que cierre el período fiscal del año en que lo vendas o deseches.
Programas de beneficios para empleados
Planes de salud, accidentes y cuidado de dependientes para tus empleados (no para ti).
Prueba: Facturas del plan y registros de pago.
Seguros (que no sean de salud)
Responsabilidad general, responsabilidad profesional (E&O), seguro de propiedad del negocio.
Prueba: Página de declaraciones de la póliza y pagos de prima.
Intereses: hipoteca
Intereses de hipoteca sobre propiedad de negocio, reportados a ti en el Formulario 1098.
Prueba: Formulario 1098.
Intereses: otros
Intereses de préstamos de negocio y de tarjetas de crédito de negocio.
Prueba: Estados de cuenta del préstamo o la tarjeta que muestren los intereses cobrados.
Servicios legales y profesionales
Contadores, abogados y preparadores de impuestos para el negocio.
Prueba: Facturas del profesional.
Gastos de oficina
Suministros de oficina y franqueo; mucha gente también pone aquí pequeñas suscripciones de software.
Prueba: Recibos de tienda o en línea que muestren los artículos.
Planes de pensión y participación en utilidades
Aportaciones para tus empleados (no tu propio plan de retiro).
Prueba: Estados de cuenta del plan.
Renta o arrendamiento: vehículos, maquinaria, equipo
La parte de negocio de autos arrendados, equipo y herramientas rentadas.
Prueba: Contrato de arrendamiento y pagos.
Renta o arrendamiento: otra propiedad de negocio
Oficina, estudio, membresía de coworking, unidad de almacenamiento.
Prueba: Contrato de arrendamiento o membresía y pagos.
Reparaciones y mantenimiento
Reparaciones que mantienen el equipo o la propiedad funcionando sin mejorarlos.
Prueba: Factura de reparación que describa el trabajo.
Suministros
Materiales y suministros consumidos durante el año que no son inventario para reventa.
Prueba: Recibos que enumeren los artículos.
Impuestos y licencias
Licencias de negocio, permisos, impuesto estatal sobre ventas que pagaste, la parte del empleador de los impuestos de nómina. No el impuesto federal sobre la renta ni el self-employment tax.
Prueba: Recibos de licencias, confirmaciones de pago de impuestos.
Viajes
Viajes de negocio con pernoctación fuera de tu domicilio fiscal: pasaje aéreo, hospedaje, transporte en el destino.
Prueba: Folio detallado del hotel (el hospedaje siempre necesita recibo), boletos, y el propósito de negocio del viaje.
Comidas deducibles
Comidas de negocio, por lo general limitadas al 50% del costo.
Prueba: Recibo detallado más quién asistió y el negocio tratado.
Servicios públicos
Servicios públicos del local de negocio. Para un teléfono de casa, solo los costos de negocio por encima de la tarifa base de la primera línea.
Prueba: Facturas de servicios; facturas de teléfono con el uso de negocio anotado.
Salarios
Sueldos y salarios de empleados (no los retiros que te pagas a ti mismo).
Prueba: Registros de nómina y formularios W-2.
Edificios comerciales de eficiencia energética
La deducción de la section 179D, en el Formulario 7205. Raro para freelancers.
Prueba: Formulario 7205 y certificación.
Otros gastos
Todo lo ordinario y necesario que no tiene línea propia, enumerado en la Parte V: software y apps, cuotas profesionales, educación que mantiene tus habilidades, cargos bancarios, regalos de negocio (hasta $25 por persona al año).
Prueba: Recibos o estados de cuenta de cada artículo enumerado en la Parte V.
Uso de negocio de la casa
Un espacio usado de forma regular y exclusiva para el negocio, vía Formulario 8829 o el método simplificado ($5 por pie cuadrado, hasta 300 pies cuadrados).
Prueba: Medidas del espacio y, para el Formulario 8829, las facturas de la casa (renta o intereses de hipoteca, servicios, seguro).
Los números de línea siguen las últimas instrucciones publicadas del Schedule C (año fiscal 2025). Revisa el formulario del año en que declaras — el IRS a veces renumera las líneas.
Cifras de 2026 que conviene saber
| Tarifa estándar por milla (negocio) | 72.5¢/milla del 1 ene al 30 jun · 76¢/milla desde el 1 jul |
| Comidas de negocio | Por lo general 50% deducible |
| Regalos de negocio | Hasta $25 por persona al año |
| Oficina en casa, método simplificado | $5 por pie cuadrado, hasta 300 pies cuadrados ($1,500) |
| Formulario 1099-NEC para contratistas | Pagos de $2,000 o más hechos en 2026 |
Lo que NO va en el Schedule C
| Seguro de salud del trabajador por cuenta propia | Va en el Schedule 1 como ajuste, no en el Schedule C. |
| Tus propias aportaciones a SEP, SIMPLE o solo 401(k) | Schedule 1, no la línea 19 (que es para empleados). |
| La mitad del self-employment tax | Ajuste en el Schedule 1, calculado en el Schedule SE. |
| Impuesto federal sobre la renta y self-employment tax | Nunca deducibles en la línea 23. |
| Ir de casa a un lugar de trabajo habitual (commuting) | Personal, no viaje de negocio. |
| Ropa que podrías usar fuera del trabajo | No deducible; los uniformes y el equipo de protección sí pueden serlo. |
| Inventario que vendes | Costo de bienes vendidos en la Parte III, no suministros. |
Un ejemplo resuelto
El mes de un diseñador freelance: una suscripción a Adobe ($59.99) va en la línea 18 o en la Parte V como software; un almuerzo con un cliente ($64) va en la línea 24b a $32; un hotel de conferencia ($412 por dos noches) va en la línea 24a con el folio detallado; 140 millas de negocio en agosto van en la línea 9 a 76¢ ($106.40) más un recibo de estacionamiento de $12; una laptop de $1,600 va en la línea 13 por el Formulario 4562 (o se deduce bajo la section 179). Cada uno de esos montos vale lo que valga el recibo y la nota detrás de él.
¿No sabes qué guardar para cada uno? Qué recibos guardar para una auditoría del IRS cubre lo que debe mostrar cada recibo y por cuánto tiempo guardarlo.
Qué líneas asigna Proofly automáticamente
El escáner de recibos Proofly asigna cada recibo de negocio a una de nueve líneas según su categoría: publicidad (8), vehículo (9), servicios legales y profesionales (17), gastos de oficina (18), suministros (22), viajes (24a), comidas (24b, al 50%), servicios públicos (25) y otros gastos (27b). Puedes cambiar la categoría de cualquier recibo antes de que se sume. Líneas como depreciación, mano de obra por contrato u oficina en casa dependen de datos que un recibo no muestra, así que esas quedan contigo y tu preparador.
Lista de gastos del Schedule C
- Cada gasto va en una sola línea (sin gasolina en la línea 9 si además tomas la tarifa estándar por milla)
- Comidas registradas al 50%, con los asistentes y el propósito de negocio anotados
- Recibos de hospedaje guardados por cada noche de viaje de negocio
- Registro de millas guardado si deduces el uso del auto, dividido por período de tarifa para 2026
- Los contratistas a quienes pagaste $2,000+ en 2026 tienen un W-9 en archivo para el 1099-NEC
- El equipo que dura más de un año enumerado por separado para depreciación o section 179
- Oficina en casa medida, y usada de forma regular y exclusiva para el negocio
- El seguro de salud y tus propias aportaciones de retiro fuera del Schedule C
- Las compras mixtas personal/negocio divididas, solo la parte de negocio
Lo que el escáner de recibos Proofly hace — y lo que no
Hace
- Lee el comercio, la fecha, los renglones, el impuesto y el método de pago desde una foto, con un medidor de confianza para que corrijas antes de guardar
- Mantiene aparte los recibos personales y los de cada empresa
- Asigna los gastos de negocio a las líneas del Schedule C (las comidas ya al 50%)
- Exporta un paquete para auditoría: la imagen de cada recibo más un libro de registro, en PDF, y CSV para QuickBooks o Xero
- Tiene un registro de millas manual al valor del IRS según la fecha de cada viaje
No hace
- Presentar tus taxes ni dar asesoría fiscal
- Sincronizarse en vivo con QuickBooks o Xero (es exportación en CSV)
- Traer las transacciones de tu banco automáticamente
- Rastrear tus viajes por GPS
- Garantizar el resultado de una auditoría
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las categorías de gastos del Schedule C?
La Parte II del Schedule C enumera las líneas 8 a la 27b — publicidad, vehículo, comisiones, mano de obra por contrato, agotamiento, depreciación, beneficios para empleados, seguros, intereses, servicios legales y profesionales, gastos de oficina, planes de pensión, renta, reparaciones, suministros, impuestos y licencias, viajes, comidas, servicios públicos, salarios y otros gastos — más la línea 30 para el uso de negocio de tu casa.
¿Dónde van las suscripciones de software en el Schedule C?
No hay una línea de software. Muchos ponen las suscripciones pequeñas en la línea 18 (gastos de oficina) o las enumeran en otros gastos (línea 27b, Parte V). Lo importante es elegir una de forma consistente y guardar los recibos. El software caro que compras por completo puede depreciarse en su lugar.
¿Cuál es la tarifa estándar por milla de 2026?
Para las millas de negocio en 2026 el IRS fijó 72.5 centavos por milla del 1 de enero al 30 de junio, y 76 centavos por milla desde el 1 de julio. Usa la tarifa de la fecha de cada viaje, y suma el estacionamiento y los peajes de negocio aparte.
¿Cuánto de una comida de negocio puedo deducir?
Por lo general 50%. Ingresa la mitad deducible en la línea 24b y guarda el recibo detallado con quién asistió y el propósito de negocio.
¿Puedo deducir mi oficina en casa?
Sí, si un espacio se usa de forma regular y exclusiva para el negocio. El método simplificado da $5 por pie cuadrado hasta 300 pies cuadrados; el Formulario 8829 usa tus gastos reales de la casa. En cualquier caso el resultado va en la línea 30.
¿Dónde va mi seguro de salud?
No en el Schedule C. Las primas de seguro de salud del trabajador por cuenta propia por lo general van en el Schedule 1 como ajuste al ingreso. La línea 14 es solo para programas de beneficios que das a empleados.
Fuentes
- IRS: Instructions for Schedule C (Form 1040)
- IRS: 2026 standard mileage rates
- IRS: Instructions for Forms 1099-MISC and 1099-NEC (2026)
- IRS Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
- IRS Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
Esta guía resume la orientación del IRS vigente al 27 de octubre de 2026 con fines de planificación. No es asesoría fiscal — confirma tu situación en IRS.gov o con un profesional de impuestos calificado.